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Bild und Beschriftung gruppieren in Word 2010

Update (12.05.2013): Das Problem lässt sich wesentlich einfacher lösen. Simon hat eine elegante Möglichkeit gefunden, hier geht’s zum entsprechenden Kommentar: klick! Vielen Dank!

Wer es schon einmal machen musste, der weiß, dass es trickreich ist: das Gruppieren von Bildern und Beschriftungen in Word 2010.

Geht man den einfachen Weg und rechtsklickt ein Bild, wählt „Beschriftung“ und fügt ebendiese hinzu, dann ist die Beschriftung nicht fest mit dem Bild verbunden und wird beim Seitenwechsel vom Bild getrennt.

Wählt man hingegen die zweite Methode und gruppiert ein Textfeld mit einem Bild, so lässt sich nicht mehr die automatische Zählung der Abbildungen von Word verwenden (die beispielsweise wichtig ist, um Abbildungs‑ und Tabellenverzeichnisse automatisch erstellen zu lassen).

Die Lösung wäre also ein Textfeld und ein Bild zu gruppieren und in dieses Textfeld die automatische Beschriftung der Abbildung einzubinden. Ich habe (das gestehe ich) eher zufällig eine Möglichkeit gefunden, dieses Vorgehen umzusetzen:

  1. Fügen Sie ein Bild ein und ändern Sie die Größe nach Belieben
  2. Fügen Sie ein „Einfaches Textfeld“ ein  und passen Sie die Größe dem Bild an
  3. Positionieren Sie das Textfeld unterhalb des Bildes, entfernen Sie den Textfeldtext
  4. Rechtsklick auf die Textfeldumrandung, Linksklick auf „Form formatieren“
  5. Linkerhand „Linienfarbe“ auswählen, dann rechts auf „Keine Linie“ klicken
  6. Rechtsklicken Sie Ihr Bild und ändern Sie den „Zeilenumbruch“ (egal in welchen)
  7. Strg + Linksklick auf die Bildunterschrift + zweiten Linksklick auf das Bild
  8. Beide Elemente sind markiert. Rechtsklick auf diese Markierung, „Gruppieren“, „Gruppieren“
  9. Rechtsklick auf die erstellte Gruppierung, „Zeilenumbruch“ und „Mit Text in Zeile“ wählen
  10. In das Textfeld klicken
  11. In der Symbolleiste oben den Reiter „Verweise“ öffnen und auf „Beschriftung einfügen“ klicken (NICHT: Rechtsklick, „Beschriftung“!)
  12. Das Formular nach Belieben ausfüllen
  13. Die Beschriftung ist nun im Textfeld, das fest mit dem Bild verbunden ist

Ich bin mir weder sicher, ob das gleiche Ergebnis auf einem anderen Weg erzielt werden kann, noch warum man den Zeilenumbruch erst ändern muss, damit es klappt. Dennoch funktioniert auf diese Weise die Funktion „Beschriftung“ (das heißt es werden die Abbildungen automatisch gezählt und ausgewertet) und die Beschriftung ist so fest mit dem Bild verbunden wie ein Textfeld (und wird nicht auseinandergerissen beim Seitenwechsel).

Ich hoffe, dass Ihnen diese Anleitung bei der Einbindung Ihrer Bilder und Beschriftungen hilft.

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Ich seh’ etwas… Unsichtbare Zeichen im Text

Im ersten „echten“ Beitrag dieses Blogs soll es um etwas gehen, das man eigentlich gar nicht sieht: nämlich um unsichtbare Zeichen. Wie Sie diese Zeichen aus ihrem Versteck locken, warum es sinnvoll ist, auch auf unsichtbare Zeichen bei der Texterstellung zu achten, und welche Möglichkeiten zur effektiven Textbearbeitung sich daraus für Sie ergeben, soll hier kurz an der Textverarbeitungs-Software Microsoft Word 2010 gezeigt werden.

Nehmen wir zur Verdeutlichung ein einfaches Textbeispiel, dass an die Zwecke dieses Artikels angepasst wurde. Auf den ersten Blick ist der Text korrekt formatiert und (abgesehen von der zu Demonstrationszwecken eingefügten Aufzählung in der wörtlichen Rede) wenig auffällig.

Textbeispiel 1

Es scheint so, als sei diese Passage weitestgehend in Ordnung und bedürfe keiner weiteren Überarbeitung. Doch täuscht der Eindruck. Denn bei der Texterstellung wurde nicht darauf geachtet, die Option zur Darstellung unsichtbarer Formatierungssymbole zu aktivieren. Diese können in Microsoft Word über die Tastenkombination Strg+Shift+* ein- bzw. ausgeblendet werden. Blendet man die Formatierungssymbole ein, zeigt sich, dass der kurze Beispieltext noch einiger Bearbeitung bedarf. Werfen wir einen Blick auf sein „wahres“ Aussehen.

Textbeispiel 2

Wie Sie erkennen, wurden durch Eingabe der oben genannten Tastenkombination zusätzliche Zeichen im Text eingeblendet, welche vorher unsichtbar waren. Leerzeichen werden nun durch einen hohen Satzpunkt (•) dargestellt, Absätze durch das Absatzzeichen (¶) und Tabulatoreinzüge durch einen kleinen Pfeil.

Wenn Sie diese Funktion das erste Mal nutzen, kann es vorkommen, dass Ihnen Ihr Text ungewohnt und unübersichtlich vorkommt. Jedoch ist es empfehlenswert, sich an diese Darstellung zu gewöhnen, denn viele Fehler fallen so direkt auf und können schnell ausgebessert werden.
Im Beispieltext lassen sich auf diese Weise sieben Möglichkeiten zur Verbesserung finden. Sie setzen sich zusammen aus überflüssigen Leerzeichen, falscher Formatierung und einem falsch gesetzten Absatz. Im folgenden Bild wurden die Fehler rot markiert.

Textbeispiel 3

Durch die eingeblendeten Formatierungszeichen lassen sich die überflüssigen Leerzeichen schnell ausmachen. Zudem fällt sofort auf, dass in der Aufzählung einmal nicht die Tabulator-Taste und stattdessen Leerzeichen für die Formatierung benutzt wurden. Am Ende des Textes findet sich überdies ein falsch gesetzter Absatz. Dieser würde den Satz auseinanderreisen; er fällt jedoch deswegen nicht auf, da er zufälligerweise mit dem Zeilenende übereinstimmt. Bei Verwendung anderer Schriftgrößen würde diese Überschneidung wegfallen und es ergäbe sich ein unschöner, nicht gewollter Zeilenumbruch.

Durch die Arbeit mit eingeblendeten Formatierungszeichen können demnach häufige Flüchtigkeitsfehler schnell ausgebessert werden. Dadurch gelingt es, dass Ihr Text nicht nur äußerlich korrekt, sondern auch für weitere Schritte seiner Verwendung optimal vorbereitet ist. Denn doppelte Leerzeichen zwischen Wörtern, ungewollte Umbrüche oder inkorrekte Formatierungen behindern nicht nur die zügige Bearbeitung, sondern führen oft auch zu optischen Schnitzern, welche beim Lesen unangenehm auffallen.
Nach der Umarbeitung und der Ausbesserung unseres Beispieltextes ergibt sich nun also ein „sauberer“ Text, der sich auch unter der Oberfläche sehen lassen kann.

Textbeispiel 4

Abschließend möchte ich Ihnen noch ein paar Tipps nennen, mit denen Sie bereits erstellte Texte schnell nach Fehlern bei der Verwendung von unsichtbaren Formatierungszeichen durchsuchen können. (Mit der Tastenkombination Strg+F kann der Benutzer in Microsoft Word ein Dokument nach Wörtern und Zeichen durchsuchen.)

Benutzen Sie die Suchfunktion und geben als Suchbegriff zwei Leerzeichen ein, so wird Ihnen Word all diejenigen Stellen anzeigen, wo versehentlich zwei oder mehr aufeinanderfolgende Leerzeichen gesetzt wurden. Geben Sie als Suchbegriff stattdessen ein Leerzeichen gefolgt von „^p“ (ohne Anführungszeichen) ein, wird Ihnen Microsoft Word alle Absatzzeichen heraussuchen, vor denen noch überflüssige Leerzeichen stehen. Mit diesen beiden Suchen lassen sich häufige Fehler ganz leicht selbst beseitigen.

Viel Spaß beim Ausprobieren!

PS: Trotz aller hier gegebenen Hilfestellungen sei angemerkt, dass es neben den für diesen Beitrag benutzten noch viele weitere unsichtbare Formatierungszeichen gibt. Zudem können Dokumente über die erweiterte Suchfunktion von Microsoft Word nach zahlreichen weiteren Formatierungen durchsucht werden.